采购询价管理工作流程
一、流程目的
1. 进一步规范公司采购活动中的询价工作
2. 通过询价了解市场价格信息，确保采购物料的单价合理，有效的控制成 本，提高采购管理水平和产品的市场竞争力。 二、知识准备
1. 掌握采购询价办法和技巧
2. 熟悉各家采购供应商的基本信息情况
3. 熟悉所要采购产品的性能、参数、特点以及替代产品。
流程步骤 1.确定询价项目 2.制作询价单 3.确定询价供应商范围 4.向供应商发达询价单 5.回收询价单，初步整理 询价结果 6.制作询价报告 7.上交审核询价报告 7 6 2 3 5 1 细化执行 采购计划表 采购询价单 询价供应商名单 采购询价记录表 采购询价报告 关键点说明 ▲关键点1 采购人员应该根据特定采购物资制定询价单，询价单中应当列明物资名称，规格型号，质量要求和需要数量及联系方式等信息 ▲关键点2 采购人员通过各种渠道收集供应商价格信息，充实采购价格数据库，为寻找合适的供应商提供便利，并初步确定询价供应商的范围，报上级主管审批 ▲关键点3 采购人员负责汇总，整理及分析价格信息，并根据审核意见或建议选择价格水平合理的供应商，与其洽谈质量，售后，结算等条件 采购询价管理控制程序 影响最有利采购 物料使用状况、需求数量、需求频率、市场供需状况、经验、价格； 方式的因素 供应商营业执照、税务登记证、开户行账号资料。 供应商需持有以下有效证件： 1SO9001：2000版证书。 产品认证资料。（SGS检验报告、ROHS证书、3c认证、生产许可证等） 选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择。询价 将所购物料的名称、规格、品牌等相关信息以口头或传真的方式告知供应商，并要求报价。 报价单格式: a．物料品名、规格、材质、原材料品牌、特性、供货周期、运输方式、质保期。如果不是一体的产品，例如：仪表的探头和变送器保质期不能一致时，应让产品厂家给我方出具保质期证明（合同中需注明此项），并备份存档。 b. 币别、付款方式、含税种类、报价单有效期. c．供应商名称、地址、联系方式，签名并加盖公章。 正常的报价程序 样品价 小批量价 批量价 统一各供应商报价方式、产品规格、采购条件等,方可比价。 旧产品，参照以往的采购单价以及交易条件进行比较；新产品,样品经工程、议价 测试确定小批量采购后,结合供应商现场考察，交货品质、交货期进行比较，选择优越性的供应商。 议价标准： a.现实的市场行情； b.采购频率、数量明显增加时； 比价 C．本次报价偏高时； d．同等品质、服务之供应商提供更低价格时； e．公司策略需要降低采购成本时 f．其他有利条件时 a．公司策略需要降低采购成本时 单价变更 b．现有的供应商品质、服务、交货期达不到本公司要求。 报价单经采购主管、经理，总经理审核无误后方生效。 每样产品要有三家以上的性价比对照
三、采购询价管理控制程序
程序名称 采购询价管理控制程序 一. 目的 为了进一步规范公司采购活动中的询价工作，有效了解市场物资价格状况。有效控制采购价格，提高采购成本控制水平，特制定本控制成程序。 二．只用范围 本控制程序适用于本公司所有物资的采购询价工作。 三．询价计划 提出采购需要并经批准后，由采购部经理制定采购价计划。 四，制定采购询价单 采购人员应及时制定采购询价单，询价单需包括以下14项内容。 1. 采购物资的品名 2. 需求数量 3. 采购物资的规格信息 4. 采购物质的质量要求 5. 采购报价基本要求 6. 付款条件 7. 交期要求 8. 物资包转要求 9. 运送方式，交货方式 10. 采购人员与相关人员的姓名及联系方式 11. 报价截止日期 12. 保密协议内容 13. 售后服务与保证期限要求 五、确定询价供应商名称 1.确定市场部产品要求，采购人员进行询价准备，收集相关信息，通过查阅供应商信息库和市场报告等方式掌握供应市场动态。 2.采购人员应根据市场调查与分析结果选择符合条件的询价供应商名单，并交采购部经理审核确认。 3.对于非初购的物资，采购人员应在供应商库中查询原供应商，并将其直接列入询价供应商名单。 4.经市场部经理审核确认后，采购询价人员编制询价单，并向询价供应商发出询价通知。 六、询价作业控制 （一）.一般询价作业控制 1.对于采购询价过程中需附图纸或规范的物资，采购人员应在发送询价通知时附图纸或规范给询价供应商。 2.采购询价中，采购人员应明确报价期限，确保采购作业的时效性与公平性，对于逾期报价的供应商一律不予受理。 （二）.设备询价控制 设备类物资的询价单中应至少注明下列项内容。 1. 要求供应商必须提供设备正常运转 年以上的质量承诺，保质期所需的各项备品应由供应商无偿提供。 2. 需要列举保质期满后保养所需的备品明细单，包括品名，规格，单价，更换周期等，并注明备品价格的有效年限与日后调价原则。 3. 要求供应商提供设备安装办法，试运行条件等事项的详细说明。 七、询价整理和结果呈报 1.采购人员在规定的询价截止日期前整理收集所有供应商的报价。 2.采购人员在询价截止日期后，汇总并整理所有报价，经过对比分析，编制采购询价报告交于采购部经理审核。 3.经采购部经理审核并提出采购意见后，由经理对采购询价报告进行审核。确定候选的交易供应商。 八、相关文件与记录 1.采购询价单 2.采购询价记录表 3.采购询价报告 四、催货、接货及出货
1、卖方应将发货单以传真的方式发给我方，并由采购人员或总经理安排的相关人员负责跟踪货物运送情况直至货物到达现场。
2、货物送达公司或工程现场，接货人应先确认物品的名称、件数，并通过仔细验货后方可签字，若发现货品有异常应及时与厂家负责人联系。如果遇到较复杂的情况，应向总经理做出汇报并提出相应的处理意见。
3、负责往现场送货的人应根据物品的属性选择相应的运输公司，并及时跟踪物品的到货情况，当货物到达现场时，应与接货人及时核对运送物品的名称、件数等情况，待确认物品无误后与业主方负责人签交货清单。
4、采购人员负责催收当次采购货物的，并交于财务出纳处，也可交予财务人员，让其待催。
注：以上各个环节中有涉及到的人员，均应做好每次记录，以备后查。