国家行政机关公文处理办法

国家行政机关公文处理办法

从2001年1月1日起国家行政机关实施新的《国家行政机关公文处理方法》（以下简称“《方法》”）。为进一步做好公文处理工作，特开设“《国家行政机关公文处理方法》讲座”专栏。该讲座分八讲：第一讲，努力做好新时期的行政机关公文处理工作；第二讲，公文种类；第三讲，公文格式；第四讲，行文规则；第五讲，发文办理；第六讲，收文办理；第七讲，公文归档；第八讲，公文治理。

第一讲 努力做好新时期的行政机关公文处理工作

从2001年1月1日起，国家行政机关施行那个新的《国家行政机关公文处理方法》。这是我国国家行政机关公文处理走向规范化、制度化、科学化的一个重要标志。认真实施《方法》，关于国家行政机关提升工作效率，保证工作质量，依法行政，推进国民经济和社会进展顺利进行是十分重要的。

一、做好行政机关公文处理工作是依法行政和加大机关建设的重要保证

公文在我国历史上由来已久，它是统治阶级治理国家、处理政务以及记载各种活动情形的工具。这就决定了不同的社会制度和历史时期，对公文的范畴有不同的懂得和界定，公文处理的方法也就各不相同。新中国成立后，公文的范畴比过去扩大了。目前人们习惯上懂得的公文能够分为两大类，一是党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文；一是外交、军事等领域使用的专用公文。我们那个地点要紧是讨论行政机关的通用公文处理咨询题。

公文的性质决定了其在国家行政机关公务活动中的地位和作用。国家行政机关是国家权力的执行机关，依法行政是其贯彻依法治国方略的差不多要求。行政机关的公文（包括电报，下同），

是行政机关在行政治理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。做好国家行政机关公文处理工作，关于依法行政关系十分重要。公文处理是指公文的办理、治理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，是机关工作的重要内容，提升机关工作水平就一定要加大公文处理工作。为此，必须明确国家行政机关公文处理的目标、原则和差不多要求。

行政机关公文处理的目标是要实行规范化、制度化、科学化。所谓规范化是指公文处理的每项程序、操作都要遵循一定的规程、方式和要求，完成结果要达到一定标准、规格；所谓制度化是规范化在一定程度上上升为法制化，或是纪律化，在公文处理中建立并执行一整套的处理制度；所谓科学化是指公文处理的规范、制度应当建立在科学的基础上，符合公文处理运行的规律和实际。如果关于科学化的含义进一步延伸，还应当包括公文处理中运用现代科学技术，采纳现代化的办公手段。

行政机关公文处理的原则和差不多要求要紧是：

1．政治性。行政机关公文处理的政治性是与行政公文的政治性紧密相连的。由于行政机关公文处理工作是与国家政权机关紧密结合，并由国家政权机构具体承担的，因此在行政机关公文处理工作中一定要牢固树立政治观念，坚持“讲政治”。

2．实事求是。这是我们一切工作的动身点和差不多指导思想，《方法》将其确定为行政机关公文处理工作的首要原则，我们应当坚持贯彻执行。在拟制文件、承办来文、制定规定中，都要坚持一切从实际动身。

3．精简、准确。精简确实是要压缩文件数量，提升文件质量，准确确定发文范畴。行文要确有必要性，防止文件过长，套话、空话、废话连篇，不能随意扩大文件分发范畴。准确即指公

文制作过程中的实事要准确无误，制定的规定要有针对性；又指公文的分发、投送传递、分办批示要准确无误。

4．及时、高效。确实是要讲求公文处理的时效性，做到迅速、快捷，不得积压、拖延。

二、行政机关公文处理工作要体现时代特色，实现“三化”

新中国国家行政机关的公文处理工作，走向规范化、制度化，经历了一个较长的过程。八十年代前，行政机关公文处理主管部门对秘书机构的设置、任务，公文的拟制等等，有一些规定，但差不多上专项的、零散的，没有形成一个完整的制度。直到1981年2月，制发了第一个较为系统的《国家行政机关公文处理暂行方法》；1987年2月，又修订公布了《国家行政机关公文处理方法》，19 9 3年再次对那个“方法”修订后公布。到2000年8月，公布了《国家行政机关公文处理方法》，通过多年的实践和持续修改完善，能够讲那个《方法》差不多比较成熟。认真实施《方法》，必将有力地推动国家行政机关的公文处理尽快实现规范化、制度化、科学化。由于本系列讲座在以后各讲中还要较为系统全面的分别讲解公文处理的种类、格式、行文规则、发文办理、收文办理、归档和公文治理等，那个地点我们只分析《方法》与1993年公布的《国家行政机关公文处理方法》（以下简称“国办《方法》”）的不同之处。这要紧表现在三个方面：

（一）公布的主体机关不同。前几次的“公文处理方法”，差不多上由公布的。这次《方法》的公布主体是，从而就使《方法》具有了法规的性质，更具有权威性和强制性。各级国家行政机关都必须严格执行。

（二）结构和内容上有较大调整和较多补充。《方法》》共9章57条，比国办《方法》7章45条增加了2章 12条。

“第一章总则”，国办《方法》，《方法》仍保留了，但在内容上做了较大修改。其中新增了公文处理定义和领导者2条；删除了“党政分开”1 条，删除了公文的作用、公文处理的程序、对文秘人员的要求等内容；合并改写了公文处理的原则，保留改写了公文处理的机构和人员配备。通过修改，“第一章总则”部分，要紧是规定了行政机关公文的定义，公文处理工作的定义、目的、目标、原则、要求、机构、人员和组织领导咨询题。

“第二章公文种类”，国办《方法》和《方法》均为1条。但《方法》删除了“指示”种类，增加了“意见”种类；并将国办《方法》中的“公告、通告”分列为两类、两种。如此《方法》规定的公文种类计有十三类、十四种，包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

“第四章行文规则”，要紧是对行文关系做了修改。增加了“行文应当确有必要，注重效用。” 1条，共11条。其中第十五条中，将国办《方法》规定的各部门“也能够按照本级授权和职权规定，向下一级行文。”修改为“除以函的形式商洽工作、询咨询和答复咨询题、审撤事项外，一样不得向下一级正式行文。”并规定“部门内设机构除（室）外不得对外正式行文。”取消了国办《方法》中“经批准在报刊上全文公布的行规和规章，应当视为正式公文按照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。”其内容改写归入“第八章公文治理”中。

“第五章发文办理”，是从国办《方法》第五章公文办理中分出后新列的1章，共6条。在发文程序中新增了“复核”环节；对草拟公文提出了更为明确的要求，新增了两款：“（三）公文的文种应当按照行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。”“（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的缘故，并按照实际需要确定紧急程度。”“第二十六条拟制公文，对涉及其他部门职权范畴内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的要紧负责人应当出面和谐，仍不能取得一致时，主办部门能够列明各方理据，

提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关和谐或裁定。”

“第六章收文办理”，这一章也是从国办《方法》第五章公文办理中分出后新列的，也是《方法》中内容增加最多的部分，共。要紧是对收到的公文分为下级机关上报的需要办理的公文和上级机关下发或交办公文两类，重点对下级机关来文办理做了详细规定。

“第七章公文归档”，是从国办《方法》“第六章公文立卷、归档和销毁”中分出新列的，共6条。在内容方面，新增了公文存档要求。

“第八章公文治理”，这是《方法》增设的一章，但也吸取了国办《方法》中有关公文复制、销毁等方面的内容，共10条。增加了“第四十九条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。”“第五十二条机关合并时，全部公文应当随之合并治理。机关撤销时需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。”

“第九章附则”，对国办《方法》3条删除1条，增加了要对电子文件和公文办理督查制度另行制定规定2条，共4条。

(三)、在指导思想上有了新的突破。与国办《方法》相比，《方法》不只是内容上的增减，而是在保留了国办《方法》中一些实践差不多证明了的正确的做法后，有了新的突破。

一是体现了时代特色。人类社会差不多开始进入知识经济时代，经济全球化的趋势日益增强，各种生产要素在全球范畴内流淌速度明显加快。在我国随着社会主义市场经济的建立，国民经济和社会进展治理势必要与国际接轨。公文处理作为行政机关治理国家事务手段的一个组成部分，也就要与这种大趋势相习惯。《方法》充分体现了时代特色。例如公文用纸，国办《方法》规定，一样为16开型，也能够用国际标准A4型。具有选择性。而《方法》则统一规定为“公文

用纸一样采纳国际A4型（210mm ×297mm）。”体现了唯独性。再例如，《方法》要求对公文处理中涉及电子文件的有关规定要另行制定。习惯职能转变的需要，《方法》加大了协商力度。在文种中取消了“指示”，增加了“意见”，适用于对重要咨询题提出见解和处理方法。

二是强调了督查落实。领导机关不仅要做出正确的决策，更为重要的是抓好决策的落实。督促检查是（室）的一项重要职责。《方法》新增了督查的要求，强调了对公文处理中的督查落实工作，第五十六条规定“各级行政机关的（室）对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情形应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。”

三是从制度上保证了压缩文件数量。这些年来我们一直在强调减少文件数量，提升文件质量，解决“文山”咨询题，但收效甚微。究其缘故，一个要紧方面确实是缺少明确的制度规定，常常是提出一些模棱两可的原则性要求，《方法》第十三条、第十五条在解决那个咨询题上做出了明确规定。

所以，如同仍何事物一样，《方法》也并非十全十美。例如“第四章行文规则”中“‘报告’不得夹带请示事项。”这一条的本意专门明确，是讲“报告”文种中不能混杂、带有“请示”事项。但其中“夹带”一词，明显是用词不当。“夹”有混杂的意思，但“夹带”一词在《现代汉语词典》中讲明为：“【夹带】①藏在身上或混杂在其他物品中间偷偷携带：严禁夹带危险品上车。②考试时作弊背地携带的与试题有关的材料。”能够看出“夹带”是一个有明确含义、规定的词，使用必须恰当。对此在征求意见时，我们曾经提过，但没有被采纳。尽管这一咨询题对《方法》来讲瑕不掩瑜，也不阻碍执行《方法》，但《方法》作为法规性质的文件理应严谨无误，这一点不能不讲是一点缺憾。我们在制定《方法》实施细则时应注意纠正。

三、加大对行政机关公文处理工作的领导，努力搞好公文处理人员队伍建设。

加大领导是做好行政机关公文处理工作的关键。按照《方法》规定，行政机关的负责人加大对公文处理工作的领导，至少要做到三个方面：

一是要“高度重视公文处理工作”。这要紧是指行政机关的负责人要充分认识到公文处理工作在机关工作中的地位和作用，公文处理既是行政机关治理社会事务、经济运行手段的重要载体，也是机关工作内容的重要组成部分。作为行政机关的负责人必须将其纳入工作的重要议事日程，予以高度重视。

二是要“榜样遵守本方法”。行政机关的负责人即是公文处理工作的领导者、组织者，也是《方法》的执行者。专门是行政机关的公文形成效力以最终签发者正式签发为标准，也确实是讲最终签发者要对签发的文件负全部责任。这就要求行政机关的负责人必须认真学习行政机关公文处理知识，把握公文处理程序，并带头遵守执行《方法》。要坚持公文处理的差不多原则，熟悉公文文种、格式，执行行文规则。在办理发文中，授意草拟公文要讲明意图，明确要求。签发时要认真审改，确定签发权限，防止越位越权。在审批来文时“对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。”

三是要“加大对本机关公文处理工作的领导和检查。”确实是要经常研究机关公文处理工作，发觉咨询题及时纠正。要加大对从事公文处理工作人员的思想政治工作，安排培训，督促学习，关怀生活。

关于行政机关公文处理的机构设置，《方法》第七条明确规定：“各级行政机关的（室）是公文处理的治理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。”各级行政机关要结合当前正在进行的机构改革，设置科学合理、精干高效、运转灵活、反应灵敏的公文处理机构。今后作为省一级行政机关的公文处理治理机构，要加大对全省各级行政治理机关的公文处理指导工作，开展对行政机关公文处理人员的培训，紧密联系，做到和谐一致，上下贯

穿，相互配合支持。

行政机关公文处理的任务、作用、目标，决定了其在机关工作中的地位，也决定了做好公文处理工作，保证机关工作的正常运转，必须有一支高素养的公文处理队伍。为此《方法》第规定“各级行政机关的（室）应当设置文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作”。新时期行政机关公文处理人员队伍建设，要坚持以政治可靠、作风过硬、业务熟知、工作扎实为目标，着力突出三个方面：

一是提升政治素养。确实是要按照总“三个代表”的重要思想，坚持为人民服务的宗旨，时刻把人民群众的利益放在第一位。要坚持“讲学习、讲政治、讲正气。”认真学习马列主义、思想，专门是理论，学习党的路线、方针、，把讲政治放在一切工作的首位，时刻保持政治上的清醒与坚决，牢固树立正确的世界观、人一辈子观、价值观。要坚持做到廉洁自律，严格用党的纪律和公务员行为准则约束自己，自重、自省、自警、自励，拒腐防变。作为文秘人员，还要有专门强的无私奉献、自我牺牲精神，甘当“无名英雄”，耐得住孤寂，甘坐“冷板凳”。

二是加大业务建设。人类在进展，社会在进步，以信息技术为基础的新经济正在蓬勃兴起，行政机关的职能和治理社会的方式、手段也正在发生着重大变化，行政机关的文秘工作不再是“万精油”、“大杂烩”，而是一门综合性专门强的专业。对文秘工作人员在知识结构上的要求也不能再是传统意义上的“文人”、“文字匠”。这就要求要注意配备人员的专业结构的合理性。在人员编制较多的部门，要注意既有汉语言文学专业的人员，也要有经济治理、法律专业的人员。在实际中，由于编制有限，多数机关专门难做到这一点。要解决那个咨询题，唯独的出路在于文秘人员自己下决心学习业务。新时期一个合格的行政机关文秘人员的业务知识结构应当是，熟知汉语语言文学，熟悉政治法律、经济治理，熟练运用办公自动化技能。同时尽力学习一些边缘学科和自然科学方面的知识。在此基础上，结合本机关的要紧工作任务，把握熟悉有关的业务知识。所

以，知识的海洋是浩翰的，一个人的精力和生命差不多上有限的，学海无涯，学无止境。然而只要我们持之以恒，以学为本，学以致用，勤奋刻苦，较多地把握知识，胜任新时期的文秘工作是一定能够做到的。

三是培养良好的工作作风。行政机关的公文处理工作任务多、责任重，看似按部就班、平平淡淡，实则直截了当关系到机关工作的质量、效率，阻碍着党和国家重大方针、的落实，也涉及到树立和爱护机关的形象。笔者多年从事机关公文处理工作，所经所见所闻，深深体会到，机关公文处理工作大到公文拟制、审核把关，小到纠正语病、错别字，印制、分发，都万万出不得差错。否则，往往是“失之毫厘，差之手里”，后患无穷。真可谓：公文处理无小事。这就要求从事公文处理工作的人员，必须具有强烈的责任感、使命感和紧迫感，始终保持良好的精神状态和高昂的工作热情，高标准、严要求，慎重细致，快捷高效，精益求精，确保公文处理的质量和效率。

第二讲 公文种类（上）

颁布的《国家行政机关公文处理方法》（以下简称《方法》）第二章“公文种类”共确定了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13类、14个文种。

下面就各个文种作一介绍。

一、命令（令）：“适用于按照有关法律公布行规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。

命令（令）有3个特点，即：具有强制性、有限定的发令机关、公布命令必须以法律和法令

为依据。在具体使用中命令（令）能够分为公布令、行政令、任免令、嘉奖令等。

1．公布令。这是颁布法律、法令和法规时使用的令文。公布令正文比较简短，一样由颁布对象、颁布按照、颁布决定、执行要求4部分组成。颁布对象，指所公布的法规文件的名称；颁布按照，讲明是通过什么会议通过或由什么领导机关批准的；颁布决定，即公布或批准的决定，一样有“现予颁布（公布、公布）”、“现予公布施行”等；执行要求，一样指公布的法规文件开始生效实施的时刻要求。颁布令后面要附上所颁布的法规文件。

2．行政令。这是采取重大强制性行政措施时使用的令文。行政令的正文一样分为3个部分，即命令缘由（引言）、命令事项（主文）和执行要求（结语）。

命令缘由部分着重阐明发令缘故，扼要写明发令的背景、形势和缘由，揭示发令的目的和意义，使受令方面了解执行此令的重要性，增强执行命令的自觉性。

命令事项是命令的主体部分，也确实是命令所要采取的重大的强制性措施。要分条款或分层次地写明规定事项、工作要求、方法步骤。文字要写得具体、确信、简明、庄重，不作议论。使受令方面一目了然，易于执行。

执行要求是命令事项的补充，对受令方面提出要求和叮嘱。有的令文执行要求已在前面两部分讲明，也就不必再单独写这部分了。也有的命令的正文没有明显地分为三个部分，而是篇段合一的。

3．嘉奖令。这是上级对下级授予荣誉称号，表彰、奖励时使用的令文。嘉奖令的正文一样包括4个部分：优秀事迹、性质和意义，嘉奖项目、号召和期望。

优秀事迹部分是构成嘉奖令的依据和基础，要紧写被嘉奖对象的英雄榜样事迹。

嘉奖项目是嘉奖令的要紧成份。要交代是什么机构或什么会议决定给予嘉奖，嘉奖项目是哪些。然后，要按照嘉奖对象的事迹，扼要地写出对受奖者的鼓舞和对大伙儿的期望。撰写嘉奖令应注意：第一，嘉奖令并不常用，凡发令嘉奖的，必须是相当突出的英雄榜样人物，其功绩显要，阻碍甚大，足以效法、学习。第二，嘉奖今既要叙述事迹，又要议论意义，还要有号召力，这就要求注意语言的运用，要实事求是地概括，不能夸张渲染。

二、决定：“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。

决定是领导机关发出的，带有制约、规范、指导作用的下行文。各类决定的写法：

1．表彰决定：这类知照性决定，确实是把决定事项简要地传达给有关单位，极少有要求执行的具体意见，它的内容比较单纯，要紧是决定依据和决定事项，即使有号召或者扇动性的结尾，也专门简短。在写法上往往开门见山，直截了当陈述，篇段合一，语句简练、明快。

2．处分决定的写法有所不同，应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。

3．关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范畴的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。如：《关于全面推进依法行政的决定》（国发（199〕23号）等。这类决定大都通过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理讲清晰、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。

三、公告：“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。

公告能够分为三种类型。

第一类是向国内外宣布重大事项的公告。它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项。加宣布国家领导人的选举结果、出访、颁布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。

第二类是宣布阻碍面专门大的专门事项的公告。这类公告，是由有关职能部门，按法定程序公布的，有的也因涉外工作的需要而公布。如按《商标法》规定的注册商标公告，以及公布企业破产的公告，企业换证公告，质量监督公告等等。

第三类是向特定对象公布的公告。

公告内容单一，篇幅一样比较简短，标题能够写成三种形式：由发文机关、事由、文体组成；由发文机关、文体组成；只有文体这一要素组成，如（《公告》）。标题下可依公告单独编号。在公告的正文中，要简明扼要地写出公告依据、公告事项。结尾一样以“现予公告”、“特此公告”作结语。

四、通告：“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。

通告文种各行政主管部门使用的比较多，经常见诸报端。如门公布的车辆年检、交通管制的通告，工商部门公布的企业许可证年审的通告等等。

通告的标题大体有三种：一是由发文机关、事由和文种三部分组成；二是只有发文机关和文种组成；三是只写文种《通告》。通告的正文要紧是针对某些事项作出规定或，成为告知对

象行动的规范，要求遵循。因此，正文一样由目的按照、规定事项和要求三部分内容构成。正文之后，习惯以“特此通告”、“此告”等词语结尾。

拟制通告要注意三点：一要突出中心。通告常常带有法规的性质，要明确“承诺做什么和不承诺做什么”。力求简明易懂、有章可循、有规可依。二要体现方针。必须正确地把握方针、，熟悉有关事项的具体情形。三要通俗易懂，切忌语言模糊，公众难以懂得。

五、通知：“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。

通知是使用得比较多的一种公文。通知大多是下行文，因而有一定的指挥、指导性。和其它下行文种相比，通知应用范畴更宽，具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项，它虽不同于命令，但也有一定的权威性。通知还有明显的时刻性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时刻里有效。

按《方法》通知能够分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。我们在办理公文中发觉一些地区和单位在使用通知时存在如此几个咨询题：一是标题繁琐。例如显现几个“关于”或“通知的通知”等情形；二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确；三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应当注意以下几点：

1．标题。一样由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词“关于”再加事由和通知即可。如：《甘肃省关于印发 1997年国民经济和社会进展打算要点的通知》。另外，还要注意在标题中除引用法律法规和行政规章时可加书名号外，一样不加标点符合。在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。能够采取两种方法解决：一是对各个转发通知都提出

了具体要求的，能够综合改写为一个新的“通知”，贯穿全部内容或要紧精神。二是对非性文件，几个转发通知又无新要求的，能够减少中间层次，直截了当转发。如：关于转发市计委“关于转发省计委‘关于转发国家计委《关于批转（＜××日报＞）发行工作会议纪要的通知》的通知’的通知”，如果改写为：××市计委关于转发国家计委批转《××日报》发行工作会议纪要的通知，就简明多了。

2．批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情形而定。有的照批照转，只极为简要地表明态度、作出评判、提出要求。如：“省经贸委《关于1998年经济运行方案》差不多省同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。”有的强调重点，在写明态度、评判和要求之后，再结合实际情形，对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神，突出加以强调，以引起重视。有的补充完善，对所转发的公文除作出差不多确信外，还就其本身不够完善的地点作些补充、讲明。但一样情形下，批语和按语不易过多，以免与转发、批转文件内容重复。

3．要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清晰行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、。

4．要按照转发公文的不同情形，恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”、“差不多同意”等词语；提出要求期望的“希遵照办理”、“请认真贯彻执行”、“请研究执行”、“请参照执行”、“供参考”、“请研究试行”等词语。

5．任免通知。除法定机关的要紧领导人外，其他任免一样采纳“通知”。任免通知正文只写

明经某级组织决定，任命（或免去）某人担任某项职务即可。有的还写明任期和待遇

六、通报：“适用于表彰先进，批判错误，传达重要精神或者情形”。

通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具有一定的约束力，而通报只起引导、戒备、启发、教育和沟通情形的作用。、通报可分为夸奖性通报、批判性通报、情形通报等。

（一）夸奖性通报：正文一样包括先进事迹及其意义、先进体会、表彰决定、期望和要求四个部分。

先进事迹是这类通报的要紧内容。在直述式通报中，这部分内容直截了当在通报中叙述，写得详细些。在转述式通报中，这部分内容已显现在通报的附件中，就不必再重叙述先进事迹了，只须概括地强调或突出要点。直述式通报在介绍先进事迹时，应做到：第一，要把时刻、地点、人物、事件、结果简明地交代清晰。第二，要实事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重点突出，涉及能体现先进的精神境域和突出通报中心的，就把事实写得详细些，无关紧要的可一笔带过或略而不记。先进事迹的意义和先进体会，是通报的主旨。着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上，讲明其意义。

表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常写在通报的末尾部分。

期望和要求，既包括对被表彰者的鼓舞和期望，又包括对宽敞群众的号召和期望。这一部分要挖掘先进的典型意义和时代精神，针对当时形势需要有感而发，力求符合实际，有针对性，概括、鲜亮、不千篇一律。”

（二）批判性通报：这类通报是通报中使用得最多的，它的内容除在一定范畴内公布对某单位、某人、某事的批判处理外，着重是要从被通报的事件中吸取教训，以典型事例对群众进行教育，以防类似事件的发生。其惩戒作用十分突出。

这类通报，有的是批判错误、公布处分决定，行文较短。有的除批判错误、宣布处格外，侧重于分析情形，总结教训，指导改进工作，篇幅就要长些。这类通报写法和前一类大同小异，正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、期望和要求四部分。

第二讲 公文种类（下）

七、议案：“适用于各级按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。

议案格式比较简单，一样写明提请审议的事项名称、什么时刻、什么会议讨论通过、目的、法定提交人和提交时刻即可。如：

甘肃省关于提请审议

《甘肃省进展私营个体经济条例（草案）》的议案省常委会：

《甘肃省进展私营个体经济条例（草案）》差不多2000年11月8日省第 97次常务会议讨论通过，现提请审议。

宋照肃

二 000年十一月二十三日

八、报告：“适用于向上级机关汇报工作，反映情形，答复上级机关的询咨询”。

报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情形报告、答复报告、报送文件的报告等。

1．工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作体会、反映工作咨询题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文，一样包括差不多情形、要紧成绩、体会体会、存在咨询题、今后意见等几部分。格式上，每一部分可标出序数分项写，或列出小标题来写。

按照需要，工作报告能够写成综合性的，也能够写成专题性的。

综合性的工作报告，它是不同时期、不周范畴的全面工作总结或汇报。能够是各方面的综合工作，或者一个系统、一个部门的全面工作。

专题性的工作报告强调专一性，它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结体会的专题工作报告和研究工作的专题工作报告。前一类确实是呈报上级的专题工作总结，它不需要答复，后一类通常是就落实、开展、加大、进展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告。它不一定在工作终止后才写，常常是在工作进程中，待工作告一段落时写好，待上级答复、批转。

2．情形报告。这是对工作中的重大情形、专门情形、新情形进行调查了解后，向上级作出的报告。它不需要答复、要紧是让上级了解、把握情形，以便按照情形采取措施，指导工作。向上级提出工作建议的报告，也属这一类。

3．答复报告。这是答复上级机关的查询、提咨询或汇报执行上级机关某项指示、意见的结

果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分，写法比较自由。有的先写依据，后答复；有的边写依据，边答复。

九、请示：“适用于向上级机关要求指示、批准”。

请示能够分为三种类型。

第一种是要求指示的。对上级制定的方针、、法律、法令、法规、规章或某项指示有不同懂得，期望上级明确讲明，或者从实际动身需要对某项规定、制度、指示作出修订、补充。

第二种是要求批示、解决咨询题的。要求上级机关解决本单位的某些困难，或对本单位的某个咨询题提出处理意见要求上级批复而写的请示，就属这一类。

第三种是要求批转的。某职能部门针对新情形、新咨询题提出了解决的方法和措施，即因为不能直截了当要求平级或不相隶属的机关部门照办，而需要要求上级审定后批转有关方面执行，如此上报的请示，就属这类。这类要求批转的请示，容易同研究工作的专题报告混淆，写作时专门要注意。

请示一样由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以要求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否？请指示”、“当否？请批复”、“以上意见如可行（或如无不妥），请批转有关单位执行”等。撰写请示应注意：

第一，要操纵使用，当用才用。必须办理而在自己职权范畴内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示，把矛盾上交。

第二，要一文一事为宜，切忌把不有关联的咨询题放在一个请示里，使上级无法批复，阻碍

工作。

第三，要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直截了当的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，幸免职责不明，耽搁处理时刻。除领导直截了当交办的事项外，请示不要直截了当送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。

第四，它的格式也包括标题。正文和结尾，它的标题一定要写明事由，不能光写“请示”，以提请上级机关注意，及时处理。

十、批复：“适用于答复下级机关的请示事项”。

批复具有针对性、权威性、鲜亮性。它是对某项具体工作发表指示、意见，对受文的下级有约束力，专门是关于重要事项或重大咨询题的批复，往往有明显的法规作用。批复中对答复的咨询题应态度鲜亮，观点明确，不能模棱两可，使人无所适从。

批复的正文分为批复按照、批复事项两部分。

批复按照，要极其简要地引述来文的请示事项，或引述来文标题，差不多上一句话就能够讲清晰的。

批复事项是要紧部分，要针对请示的内容，给予明确答复或具体指示。有些批复，不是简单地就请示事项表明态度，还应按照需要给予具体指示。

批复如果不同意下级的请示，则应简要讲明理由，以利对方同意，及时作出相应安排。撰写批复时应注意：

第一，批复要紧扣请示明确作答，不要答非所咨询，复非所求，节外生枝。有时以有关法规、文件精神为依据答复咨询题时，应写明引据出处，以备执行中查考。

第二，批复内容若涉及其他部门，起草批复时应同有关部门会签或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。

第三，批复一定要有明确的受文单位。有的在标题中就标明了受文单位。正文结尾可写上“特此批复”、“此复”，也能够不写。

十一、意见：“适用于对重要咨询题提出见解和处理方法。”

意见是《方法》中新增加的文种。要紧用于对重要咨询题提出见解和处理方法。从行文方向看能够是上行文，也能够是下行文。作为上行文，可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。作为下行文，可用于领导机关或某些重要咨询题提出处理的方针、原则和措施、方法。

意见一样由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和措施方法，可采纳小标题或围绕咨询题分条列项进行撰写。结尾，对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。

十二、函:“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询咨询和答复咨询题，要求批准和答复审批事项”。

函的应用范畴比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。

较为正规的公函，格式可分为三部分：

开头，包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。

正文是函的要紧部分，要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询咨询的咨询题、要求的事项、告知的情形等写清晰，以便得到对方的支持、懂得或回答。复函，要针对来件所询咨询的咨询题、商请的事项给予明确答复，不能模糊其词，模棱两可，不着边际。

结尾包括终止语及署名、日期。终止语如去函的“为要”、“为盼”、“为感”、“为荷”，复函的“待此复函”、“此复”等。也可不写终止语，正文写完即终止。

撰写函件应注意：

第一，要写得内容专一、集中、中心突出，一样要一函一事。

第二，要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空泛的套话。

第三，恰当使用习惯用语。

十三、会议纪要：“适用于记载、传达会议情形和议定事项”。

按照会议性质的不同，会议纪要能够分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。

办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如：关于减轻农民负担咨询题的会议纪要。一样机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如：甘肃省办公会议纪要、甘肃省常务会议纪要等。正文能够分为两个部分。

第一部分简要叙述会议组织情形，能够写出会议时刻、地点、主持人、出席人员、列席人员（办公会议的列席人员通常写在正文之后）等。若会议只有一个议题，能够写明专题研究讨论的议题名称。如：专题研究了农业咨询题等。

第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的要紧部分。办公会议纪要的这部分。能够写对议题的讨论情形、各种意见、建议、会议作出的决议、决定，布置的工作、任务，将要采取的措施和要求等。

若只有一个议题，常采纳贯穿式的纵式结构，不分条款。专题会议纪要也可采纳这种写法；若多项议题，可依会议议程的先后顺序安排组织材料。

撰写会议纪要应注意：

第一，会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，因此，要定好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料，全面把握会议情形；要按照会议精神和领导工作意图，对材料进行分类和选择；要对选用的材料进行分析和综合，围绕中心组织好材料。

第二，纪要篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述，如“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议号召”、“会议决定”之类。

第三，会议纪要必须全面准确地反映会议情形和差不多精神，其内容必须真实、准确。因此，会议记录人员一定要全神贯注，尽最大努力作好会议记录。

第三讲 公文格式

作为一种特定体式的文体，公文在国家政治生活、经济建设和社会治理活动中起着十分重要

的作用。正因为如此，规范的公文格式不仅有利于体现国家机关的权威性、严肃性，而且也有利于提升工作效率，保证政令畅通。新中国成立以来，为了在全国统一公文和文书工作的制度和方法，1951年，政务院颁布了《公文处理暂行方法》，对公文的种类、体式、行文关系、办理程序等作了明确规定。1957年，秘书厅又印发了《关于公文名称和体式咨询题的几点意见》，进一步统一和规范了公文的处理方法。1981年和 1987年，先后公布了《国家行政机关公文处理方法》（以下简称旧《方法》），并于1993年11月做了修订。为了使国家行政机关的公文处理工作更加规范化、制度化、科学化，持续习惯改革开放的新形势和公文处理工作的新变化，2000年8月份，在广泛征求意见和持续修改的基础上，公布了《国家行政机关公文处理方法》（以下简称新《方法》），并规定从 2001年 1月 l日起施行。

新《方法》规定，公文中的要素要紧为：隐秘等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件讲明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。按照国家质量技术监督局1999年12月27日公布的《国家行政机关公文格式》，公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm) 以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。下面，对公文各要素和标识作一简单介绍。

一、眉首部分

要紧标识公文份数序号、隐秘等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。

1．公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

3．紧急程度。急件公文分为“特急”、“急件”两种。其中，电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识隐秘等级与紧密程度，隐秘等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4．发文机关标识。发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，如“××省文件”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识位置是上边缘到版心上边缘25mm处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm处。国家质量技术监督局公布的《国家行政机关公文格式》还规定，发文机关标识举荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一样应小于22mmX 15m。。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。

5．发文字号。由发文机关代字、年份、序号组成，如“×政发〔1999〕82号”，“×政发”指发文机关代字，“ 〔1999〕 ”指年份，“ 82号”指发文序号。整个意思确实是××省在1999年所发的第82号文件。标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。

6．签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号连续保持为4mm。

二、主体部分

要紧标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时刻、发文机关印章、附注等要素。

1．公文标题。一样由发文机关名称、概括而成的公文要紧内容和公文种类组成，如《××省关于大力进展民营科技企业的决定》、《××省关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知》等。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要幸免产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一样不用标点符号。

2．主送机关。指公文的要紧受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一样只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，能够用抄送形式；下行文能够有两个以上的主送机关，然而，如果主送机关过多，则一样用规范的统称，如“各地行政公署，各市、自治州，省各部门：”等。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

3．公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1××××××、”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标

识附件（或带序号）。

5．成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写（“零”写为“0”）。成文时刻标识时，右边要空4字。

6．发文机关印章。按照《甘肃省实施＜国家行政机关公文处理方法＞细则（试行）＝，“公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外，其他公文一律加盖印章。单一机关制发的公文盖印的位置一样应上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下压成文时刻为标准。当印章下弧元文字时，采纳下套方式，即仅以下弧压在成文时刻上；当印章下弧有文字时，采纳中套方式，即印章中心线压在成文时刻上。联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时刻拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时刻。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时刻和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时刻。那个地点需要注意的是，新《方法》规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印章，而旧《方法》只是规定，联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章。

三、版记部分

要紧标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时刻等要素。

1．主题词。是进行文献标引、储备、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提升办公效率和质量的一个重要环节。一样的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词

在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其显现的先后次序排列。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

2．抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。

3．印发机关和印发时刻。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时刻右空1字。印发时刻以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

四、其他

1．格式中的几个用线。

(1)在眉首与主体之间，一样用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关如、、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如、省、市、县的文件一样采纳一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一样在发文字号下4mm处与版心等宽，采纳红色反线。

（2）版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。

2．用纸。公文用纸一样采纳GBA 4型，成品幅面尺寸为210mm ×297mm，纸张定量为60g／m2 ～80g／m2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％,横向耐折度大于或等

于15次，不透亮度大于或等于85％，PH值为 7.5～9.5。

3．当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

4．排版规格与印制装订要求。

（1）排版规格。正文用3号仿宋体字，一样每面排22行，每行排28个字。

（2）印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BI100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％．M80％。印品着墨实、平均，字面不花、不白、无断划。

（3）装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平坦、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，承诺误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

5．页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页与空白页以后的页不标识页码。

第四讲 行文规则

行文规则，是制发、办理公文中必须遵循的差不多准则。《国家行政机关公文处理方法》（以下简称《方法》）第四章规定的“行文规则”，共 11条。要紧是从行文原则、行文方向和行文要求三个方面确立了国家行政机关公文的行文规则。我们在实际工作中必须严格遵守和执行这些规

则，以利提升行文效用，把握行文权限，规范行文体式。

一、坚持行文原则，提升行文效用

“行文应当确有必要，注重效用。”（《方法》第十三条）这是行文的差不多原则，也是行文的动身点。确定行文一定要第一明确行文的目的和作用，要有的放矢，有针对性，使发出的公文产生预期的效用。坚持这一点，就能有效地操纵公文总量，从源头上治理多年困扰我们的“文山”咨询题，使领导机关和领导同志有更多的时刻深入基层，议大事，抓落实。要注意纠正“发文越多、文件的规格越高，工作就越重视”的误区，按照实际需要确定是否行文。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必须遵循的原则。上行文中，如果要制发要求解决咨询题的文件，要研究咨询题的本身是不是属于上级应当解决的；还要研究解决那个咨询题的可行性。笔者曾看到如此一份“请示”，要求上级为其解决几十万元农业救灾款，来文单位是一个综合经济实力较强，农业生产条件专门好，农业人口比例专门低的市。尽管他那儿确实有几个农村遭受了风灾，导致农产品减产，造成了一些经济缺失。但依那个市的经济实力，完全有能力靠自身解决这一咨询题。上级所以也可不能考虑的。关于向上级的“报告”也要注意研究所报告的情况有无必要。有些单位，搞了一次机关职工文体活动也要给上级行一份‘服告”，看起来是想讲明他们机关工作搞得好，关怀职工。岂不知如此的文件到上级机关，文秘部门就有责任按“废纸”处理，全然到不了领导同志手中。行这种文件能够讲没有任何意义，有时还会带来副作用。制发平行文件，要注意明确职权，防止推倭扯皮，搞公文旅行。对下行文，一定要符合实际，有针对性。这一方面，容易显现的咨询题是，照抄照转上级文件，以文件贯彻文件，要注意纠正。

二、明确行文方向，把握行文权限

行文方向和行文权限要紧从以下四个方面把握：

（一）明确隶属关系和职权范畴。

《方法》第十四条规定：“行文关系按照隶属关系和职权范畴确定，一样不得越级请示和报告。”隶属关系，要紧是指行政隶属关系。要向某一个机关行文，必须搞清晰和行文机关是上下级关系、下上级关系、平行关系。关于业务性强的行政系统，也要注意业务指导关系。明确了这一点就便于确定文种。下级机关向上级机关行文，一样用“请示”、“报告”、“意见”等；不相隶属机关之间互相行文，一样用“函”。对需要周知或共同执行的事项，也能够使用“通告”、‘通知”、“通报”、‘意见”等；上级机关向下级机关行文，一样用“命令（令）”、“决定”、“通告”、“通知”、“通报”、“批复”、“意见”等。

职权范畴。确实是文件内容、事项是不是行文机关和授文机关职权和职责内的事宜。《方法》依据行文的隶属关系和职权范畴，对行文的方向和权限做出了明确规定。

（二）严格遵守条件。

1．各部门“除以函的形式商洽工作、询咨询和答复咨询题、审批事项外，一样不得向下一级正式行文。”（《方法》第十五条）

2．“部门内设机构除（室）外不得对外正式行文。”（《方法》第十五条）

（三）按照划定的范畴行文。

1．“各部门依据部门职权能够相互行文和向下一级的有关业务部门行文。”（《方法》第十五条）

2．“属于部门职权范畴内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办

部门。须经审批的事项，经同意也能够由部门行文，文中应当注明经同意。”（《方法》第十七条）

3．“属于主管部门职权范畴内的具体咨询题，应当直截了当报送主管部门处理。”（《方法》第十）。

4．“向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直截了当上级机关。”（《方法》第二十条）

（四）把握联合行文的要求。

“同级、同级各部门、上级部门与下一级能够联合行文；与同级和机关能够联合行文；部门与相应的党组织和机关能够联合行文；部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也能够联合行文。”（《方法》第十六条）。

三、严格行文要求，规范行文体式

《方法》在“行文规则”中，对行文从行文纪律到行文体式都做出了明确规定。专门是对上行文做出了严格的规定。

（一）“部门之间对有关咨询题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。”（《方法》第十九条）；这些规定要紧是解决和防止政出多门的咨询题．“除上级机关负责人直截了当交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”（《方法》第二十二条）。这一条含义深刻，不仅是公文处理中的纪律，而且关于保证领导机关决策的科学化、民主化具有重要意义。也能够保证领导同志抓大事，抓要紧咨询题。

（二）对上行文的体式要从严把关。要紧是向上级行“请示”、“报告”、“意见”时，“‘请示’应当一文一事；一样只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。”（《方法》）第二十一条）

“报告”与“请示”两个文种混用、“报告”中夹杂“请示”事项的咨询题是目前公文制发中最常显现的咨询题，有的还编造了“请示报告”如此一个文种。《方法》在第二章“公文文种”中明确规定了“请示”与“报告”的作用。“报告”：适用于向上级机关汇报工作，反映情形，答复上级机关的询咨询。“请示”：适用于向上级机关要求指示、批准，在制发文件中要按照行文目的确定。概括地讲“报告”与“请示”的不同要紧表现在三个方面：一是发文机关对上级机关的要求不同。“报告”是为了让上级明白情形，而“请示”是为了让上级对下级机关的要求做出答复或批准。二是发文的时刻不同。“报告”一样是在事后，即在某项工作任务完成之后，或上级机关明确要求答复有关咨询题时制发。而“请示”则多在事前或事中制发。三是正文中的终止语不同“报告”一样使用“特此报告，请阅知。”或“专此报告，请周知。”等语。而“请示”则多用“特此请示，望予批准。”或“专此请示，请予指示。”等语。这次《方法》还增加了“意见”那个新的文种，适用于对重要咨询题提出见解和处理方法。从行文关系上看，这是一个通用文种，在用作上行文时要注意和“报告”、“请示”相区别。上级机关在收到不同文种的上行文时，办理的方式也不同。对下级机关的“请示”应当答复，而对“报告”可不答复，对“意见”按照内容确定是否批转、印发。下级向上一级的“请示”、“意见”，由上一级答复，也能够授权其（室）或者主管部门答复。各部门向本级的“请示”、“意见”，由本级答复，也可授权其（室）或者主管部门答复。“意见”作为下行文，发文机关应当明确下级机关是否遵照执行和参照执行；作为平行文，一样用于提出意见供对方参考。

行文规则关于文件的质量和高效运转，保证行政公文发挥作用至关重要。在拟制文稿中要严

格遵守，文秘部门在核稿中要从严把握，领导同志要带头执行。

第五讲 发文办理

发文办理是各级行政机关（室）工作的重要组成部分，是贯彻执行党和国家的方针，具体实现领导和开展工作的重要方式之一。发文办理工作做得如何，直截了当阻碍机关的工作作风、工作效率和工作水平。

新公布的《国家行政机关公文处理办理》（以下简称《公文处理方法》），将原公布的《公文处理方法》第五章“公文办理”分为发文办理和收文办理两章表述。修改和增加的要紧内容有：第二条明确了“发文办理是指以

本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序”；第二十五条规定了草拟公文的要求，并增加了（三）、（四）两款内容；第二十明确了签发要求；第二十九条增加了公文正式印制前应当进行复核的要求。

在修订《公文处理方法》过程中，曾先后两次征求了各省市区的意见。从上述新增加的条款内容看，有利于解决过去在发文办理中存在的一些普遍性咨询题，比原《公文处理方法》更具体、更规范、更具操作性。为了贯彻实施好《公文处理方法》，提升发文办理工作的水平和质量，下面就发文办理各个环节中需要专门注意的咨询题及有关程序性工作，作些介绍，供参考。

一、草拟公文。公文处理方法》第二十五条关于草拟公文应当做到的方面归纳了九款内容，不再—一赘述。在省办理上行文和平行文的过程中，我们发觉草拟公文方面要紧存在如此几个咨询题。一是使用文种不当；二是行文目的不够明确，缘故不够充足，依据的不够

全面或不准确。例如，一些差不多停止执行的文件或有时还作为行文依据；三是引文、结构层次序数、计量单位和数字应用等不够规范等。

针对上述几个方面的咨询题。在草拟公文过程中，应该注意以下几点：

（一）要认真学习与研究有关的法规，准确把握界限。

机关文秘人员在同意一项具体的写作任务后，第一应该翻阅上级的有关文件，学习党和国家有关的方针、，深入懂得其精神实质和界限。并按照本地区、本系统、本部门的实际情形有效地贯彻上级精神，正确地提出执行的具体措

施和方法，确保草拟的公文“符合国家法律、法规及其他有关规定”。《公文处理方法》还专门强调“如提出新的、规定等，要切实可行并加以讲明”。这就要求我们在草拟公文时，要充分阐述提出“新、规定”的目的、缘故以及所依据的、法规，做到有理有据，又符合实际。

（二）要认真领会机关领导的意图。

公文是为解决具体咨询题而制发的。机关领导决定撰写某一文稿或是制定某一制度，目的确实是为了按照本单位的实际情形贯彻执行党和国家的方针，执行上级的要求，提出解决具体咨询题的措施和方法。因此，公文草拟者要结合本机关、本单位的实际，将上级某项、精神加以具体化，十分重要的途径确实是要认真领会领导的意图。领会领导意图，具体讲来，确实是要搞清晰以下几个咨询题：

1．机关领导布置那个写作任务的目的、背景是什么？

2．机关领导要求在文稿中提出什么咨询题，解决什么咨询题？

3．机关领导对文稿的内容提出了什么要求？

4．机关领导对文稿的文种有什么要求？

5．受文对象是谁？

6．受文对象曾提出过什么咨询题？发文者的态度和意见是什么？

如果在动笔之前，能够把这些咨询题准确地懂得和把握，那么，我们所撰写的文稿就有可能较好地体现机关领导的写作意图。

对领导意图，凡属正确的要坚决执行，不完善的要补或诚恳地提出自己的不同看法，努力做到既是秘书，又是参谋。然而，要注意把握好角色，从属性、服务性是机关文秘工作者的本份，若有异议，只能提出建议，不能擅作决定，也不能以自己的看法代替领导意图。

（三）要正确使用文种。

《公文处理方法》第二十五条三款规定：“公文的文种应当按照行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定”，各级办公部门，专门是草拟公文的同志都应当认真贯彻执行。关于公文文种的适用范畴、特点、要求已在第二讲“公文种类’中作了介绍，不再重述。

（四）引文、结构层次序数、计量单位、数字、紧急程度等一定要规范。

《公文处理方法》对这些方面均有明确的规范要求，但实际执行中也还存在许多咨询题。例

如：公文中只引文号，不引标题，或标题文号倒引；层次序数纷乱，不知是哪一条哪一款；计量单位习惯于用“斤”，而不用“公斤”；数字应用前后不一，或该用阿拉伯数码的却用汉字；公文的紧急程度随意等等。这些差不多上草拟公文中的最差不多、最常识性的咨询题，只要认真学习《公文处理方法》和《甘肃省实施＜国家行政机关公文处理方法＞细则（试行）》（以下简称《细则》）都能够解决。期望各级系统的文秘工作者认真学习，认真对待，以提升公文的质量，保持公文的严肃性。

二、公文涉及内容的和谐

《公文处理方法》第二十六条对拟制公文过程中，对涉及其他部门职权范畴内的事项提出了协商要求。提出“取得一致意见后方可行文”。这在发文办理中是一个专门重要的咨询题，必须高度重视。

从我们办理公文中发觉，有的涉及其他部门职权范畴事项的公文尽管进行了协商，也通过会签，但还不成熟。或会签部门本身就没有达成统一认识，或会签人不是要紧负责人，会签意见不能代表部门的意见。致使在讨论决定地区或部门报送省的有些事项时，部门间显现新的分歧、新的意见，各唱各的调，难以决断。或发出的公文不能够顺利地执行。为了解决这一咨询题，在拟制公文中应该注意以下几点：

（一）凡涉及其他部门的事项，拟文部门要主动与有关部门协商，待取得一致意见后再行文，决不能擅自行文。

（二）如有分歧意见，拟文主办部门的要紧负责人要出面和谐，确保和谐结果能代表部门的意见。

（三）通过和谐仍无法取得一致时，主办部门要实事求是地列明各方理据,并经各方的要紧负责人会签后，报请上级机关和谐或裁决。

（四）主管部门及有关部门要以大局为重，不能只顾部门利益。如上级机关一旦裁定，就要坚决服从，认真执行，自觉爱护公文的权威性，保证公文的执行效用。

三、公交审核

公文送负责人签发前，需经（室）进行审核。负责核稿的人员，必依据《公文处理方法》和《细则》，坚持实事求是、执行、精减、高效、精益求精的原则，及时审核，严格把关。审核的重点是：

（一）行文。是否确需行文，行文方式是否恰当。

（二）。是否符合党和国家的方针、；是否符合行文规则和发文办理的有关要求；新出台的规定有无依据、有无讲明，是否切实可行；与本部门和有关部门的有关规定有无矛盾；涉及其他部门职权范畴的事项，是否通过协商，分歧意见是否一致，会签单位是否齐全，是否符合拟制公文的有关要求等。

（三）格式。是否符合《公文处理方法》和《细则》的有关规定，文种是否恰当；文稿结构是否符合公文写作要求。

（四）文字。表述是否规范，包括字、词、标点、语句和逻辑结构是否准确、合理；计量单位是否符合国家标准；行文、数字、层次、序数、用笔用墨是否规范。

公文审核一样有初核、核核、审核、复审、审签5个程序。草拟公文单位的负责人进行初核；

（室）秘书部门进行校核，（室）负责公文处理的领导进行审核；与公文涉及工作有关的领导和分管副秘书长（副主任）进行复审。同时，（室）的行文应经（室）主任复审，的行文，应经秘书长复审，最后，送有签发权限的负责人审签。

四、公文签发

关于公文的签发权限，《公文处理方法》第二十和《细则》第三十一条、第三十二条作了以下规定：“以本机关名义制发的上行文，由要紧负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由要紧负责人或者由要紧负责人授权的其他负责人签发”。“签发公文，签批人应当明确签署意见，并签署姓名和时刻”。“部门不应将代拟稿直截了当送本级负责人签批。未经发文机关文秘部门审核的文稿，负责人原则上不予受理签发。”

公文差不多负责人签发，即意味着正式生效。因此，各级行政机关及部门一定要严格按照《公文处理方法》和《细则》所规定的权限进行审签，不能随意签发，要保证公文的严肃性、权威性和法律效力。

五、公文复核、登记

（一）公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审。新的《公文处理方法》第二十九条专门增加一条关于复核的内容，目的是为了防止遗漏和疏乎大意，确保成文的质量。这是专门重要的一个环节。在以往的发文办理中，习惯上总认为差不多负责人签发的公文就可不能有错，或者即使发觉了欠妥之处，也习惯于以最后签发稿为准，不认真去摸索，或要求复核，造成个别发出的公文不尽完美。因此，在发文办理中一定要重视复核环节。复核的重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料（在办理过程中是否有遗失或缺页）齐全；格式是否统一、规范，是否有错别字、漏字等等。

《公文处理方法》要求“经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审”。负责公文复核的文秘人员应该认真履行职责，把好最后一关。

（二）发文登记确实是把文件的差不多信息在印制前登记下来，以便于查阅利用。发文登记也是公文复核工作的有益补充。

发文登记的要紧内容有：发文单位、文种、发文编号、签发人、拟稿单位、拟稿人、成文时刻、转办时刻、秘级、紧急程度、发文份数、文件分类、文件标题、发文范畴、主题词等。

发文登记工作，要注意以下几点：一是对收到的文稿，登记前要认真检查领导是否签发，发放范畴是否明确，主、附件是否齐全。没有领导签发的不予登记，有不清晰的要及时弄清。二是发文编号必须体现出文号的“三要素”：“发文机关”、“发文时刻”、“文件号”。如2000年发的第1号文件，就写作国发［2000］1号等。《公文处理方法》第三章四款“公文格式”中，关于发文文号有明确规定，请遵照执行。·三是要认真填写登记项目，字迹清晰，内容完整，不要随意漏项或草率行事。四是登记要分类，不要把不同种类的文件混合登记在一起。五是公文主题词要参照《公文主题词表》标注。

六、发文的用印

机关印章是代表机关职权的一种凭证和标志。公文加盖了印章，才能产生相应的效力。具体用印规则，请参照GB／T9704—1999《国家行政机关公文格式》执行。并要注意以下两点：

1.第一检查原稿上有无领导人签字。有领导人签字并确认符合规定的，才能在制成的公文上加盖机关印章。

2.加盖印章的公文份数要与原稿标明印刷份数相同。

七、发文的分道

分送是指从发文机关到收文机关的运行过程。一样可分为内送和外送两部分。内送是由秘书人员直截了当分送给机关领导和有关部门；外投是由机要通信人员送出。

投送文件既要快又要确保安全。不管内送外送都要建立投送登记手续，专门是送给领导同志的文件，更要严格履行登记手续。在较大机关，由于发往的机关、部门较多，一样应建立“文件分送登记”、“机要信投递登记”、“挂号信投递登记”手续制度。在一样机关，能够利用发文登记簿履行交接手续，不必另行登记。有的地区和部门将上行文直截了当交由本机关以外的人向上级机关报送或催办，显得极不严肃，一定要严格按照发文程序运转，不能随意。

第六讲 收文办理

收文办理是公文处理工作的一项重要内容，也是机关秘书工作的重要组成部分。按照公布的《国家行政机关公文处理方法》（以下简称《方法》）和甘肃省公布的《甘肃省实施＜国家行政机关公文处理方法＞细则（试行）》，收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等。

一、签收、登记是收文办理的基础工作

签收的公文要按照文件的隐秘程度、文件的性质、实际工作需要、文件数量等进行登记。文件的登记范畴没有统一的界限，然而，上级机关文件、下级机关文件、重要的带有密级的刊物、资料、其他机关商洽咨询题和需要答复的文件、上级机关如开会印发的会议文件材料等必须登记。

登记填项一样包括收文号（或顺序号）、收文日期、来文机关、文件标题（内容）、密级、文件号、份数等。登记方法要紧有两种：（1）流水式登记法。确实是将收到文件按照时刻顺序不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转送手续简要记载在同一登记簿上。（2）分类式登记法。确实是按照本单位确定的文件分类标准分类进行登记。如，可分为文件、文件、文件、省文件、省直机关各部门文件、下级机关文件等。

收文登记是文件处理的重要依据，也是秘书人员一项经常性的工作，要严格按照登记项目逐项登记，不得漏项，不得显现重号和跳号现象。

二、审核工作是收文办理的关键

《国家行政机关公文处理方法》第三十一条规定：“收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。”做好审核把关工作既有利于纠正来文机关行文的错误，严格公文的有关处理方法，体现公文的严肃性和规范性，也有利于收文的及时、有效办理。在实际工作中，我们常常会碰到如此的情形，有的下级来文是要求批复的，然而由于把“请示”文种错用为“报告”，致使请示事项得不到及时答复。因为“请示”是要求上级机关答复的，而“报告”可不答复；有的文件由于没有与有关部门和单位协商、会签，而延误了发挥效用的时刻，甚至显现了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不规范，而不能得到及时办理。因此，加大审核是从源头上保证收文办理的重要环节。专门是去年公文处理方法公布后，收文的审核工作除了内容是否符合国家法律、规范和其他有关规定外，更需注意以下几点：

1．公文用纸。《方法》规定：“公文用纸一样采纳国际标准 A4型（210mm× 297mm），左侧装订。”而原的《方法》规定，公文用纸一样为16开型。这是两者的

一个明显区别。因此，在收文时要严格把握，按照《方法》执行。

此外，还要注意审查公文文种是否正确，行文是否符合规则，需协商、会签的公文是否履行必须的手续。如果收文不符合行文规则，格式不规范，用纸不符合标准，要及时退回文件呈报部门并讲明理由。

“经审核，对符合本方法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。”（《国家行政机关公文处理方法》第三十二条）

三、承办是收文办理的重点

承办是指机关有关部门或有关人员对应办复的文件按照领导批办意见进行具体办理的工作，是文件处理工作中的关键环节，也是具体解决咨询题的时期。承办工作质量的高低，直截了当反映一个机关的工作质量和工作效率。因此，承办工作是专门重要的，秘书部门要重视这项工作，承办部门要做好这项工作。

第一，要认真研究文件内容和批办意见，弄清是否属于自己主管业务范畴。其次，要弄清文件处理的时刻要求，然后再按照轻重缓急进行落实。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推倭。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以讲明。对不属于本单位职权范畴或者不宜由本单位办理的，应当及时返回交办的文秘部门并讲明理由。公文办理过程中，遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门要紧负责人要出面和谐，如仍不能取得一致，能够报请上级机关和谐或裁定。这一点与原公文处理方法有所不同，原公文处理方法只是规定，“凡涉及其他部门或者地区的咨询题，主办机关应当主动与有关部门或者地区协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。”

两方法明确规定，分歧意见如协商后不能取得～致，能够报请上级机关和谐或裁定。第三，在认真研究来文内容、要求和领导批办意见的基础上，认真办理。凡属自己承办范畴内的文件，如有领导批示意见，能够按照领导批办意见办理。未经领导批办的公文，能够遵循有关的方针、的精神、有关规定或惯例等进行办理。凡领导批办意见中明确提出由某部门牵头承办的，牵头部门要先预备好处理意见，邀请协办部门会商会签，再由牵头部门负责将有关部门提出的意见归纳整理，报领导审批。如有分歧，应报送领导裁决，或接领导意见再次会商，取得处理结果。承办人员提出处理意见，要做到及时、认真、审慎、负责，并须报请一定层次的领导人审核同意后才能答复送文机关或来文机关。需要讲明的是，处理意见或处理结果是代表一定的机关和部门的，决不能以个人名义答复咨询题。

另外，为了加快文件处理速度，提升机关工作效率，关于送负责人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办。催办工作一样由负责文件处理工作的秘书人员承担，也能够配备专职的催办人员。同时，要建立健全催办工作制度，落实责任制，从制度上保证催办工作的顺利进行，做到逐级负责，事事有人管，件件有人办，使催办工作落到实处。其范畴要紧是：上级机关主送本机关并需要具体实施、贯彻执行的文件；所属部门及下级机关主进本机关的请示及其他需要办理的文件；平行或不相隶属机关发来商洽、征询事务需办理或答复的函件。文件催办方法要紧是电话催办、发函催办、登门催办、请承办部门来人汇报等。

最后需要指出的是，按照《甘肃省实施（国家行政机关公文处理方法）》，收文办理中，除周知性公文外，承办部门要及时向发文机关反馈办理结果。反馈通常由秘书部门承担，但有些承办件也可依据领导同志的指示或经秘书部门同意后直截了当反馈。

第七讲 公文归档

新公布的《国家行政机关公文处理方法》（以下简称《方法》）第七章，专门就公文归档咨询

题作了规定。《方法》第七章共六条，分别就及时立卷、归档、保证归档公文齐全、完整，便于保管利用；联合办理公文的归档；兼职过程中形成的公文的归档；确定保管期限；公文用纸和字迹材料六个方面作了原则性规定。新《方法》与 1993年颁布的《方法》第六章相比，内容上除了把公文销毁内容归入第八章“公文治理”而外，其他方面并无大的改变。为了便于大伙儿在工作中更好地把握《方法》的要求，进一步做好公文归档工作，下面就公文归档方面的几个要紧咨询题作一些讲明。

一、公文立卷归档的范畴

公文立卷归档的范畴是指需要立卷归档的公文类型。按照有关规定和实际情形，公文立卷归档的范畴是：

（1）本机关发文。本机关对外的正式发文，如命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

（2）本机关收文。包括上级机关发来的与本机关主管业务有关的各类公文；下级机关报送的各种报告、请示等；同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的文件。

在准确把握公文立卷归档的范畴的同时，还要准确把握不归档的公文范畴，如此既有助于保证档案的精确性，又便于档案的有效治理，提升工作效率。按照国家档案局有关规定，不应当立卷归档的公文材料包括：（1）重份文件。同一份文件，除专门重要的文件可保留多份外，其它的只需保留一份。（2）无查考利用价值的事务性，临时性文件。（3）未成文的草稿和一样性文件的修改稿。（4）与本机关业务无关的文件材料。（5）内容被其它文件包括了的文件材料。关于不需要立卷的文件资料应及时销毁或移交印发机关。

二、归档公文的保管期限

归档公文的保管期限有永久、长期、短期三种，永久储存确实是无限期地储存下去，长期储存一样须储存16年至50年左右，短期一样储存15年以下。划分方法具体如下：

(1)凡是反映本机关要紧职能活动差不多历史原貌的文件，应永久储存。这其中要紧包括：本机关在工作活动中形成的重要文件，如指示、命令、决议、决定，上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件，如命令、决定、批复、通知等；下级机关报送的有关重要咨询题的请示、报告等。

（2）凡是在相当长的时刻内机关需要查考的文件材料，应长期储存。要紧包括：本机关工作中形成的、在相当长的时刻内需查考的文件材料，上级机关颁发的非本机关主管业务范畴内的重要文件和下级机关报送的较重要的文件材料等。

（3）凡是在较短时刻内本机关需查考的材料，应短期储存。如上级机关或同级机关颁发的非本机关主管业务，但需执行的决定、通知等。

三、公文立卷的方法

公文立卷的具体方法要紧有：按作者立卷、按咨询题立卷、按名称立卷、按时刻立卷、按地区立卷、按收发机关立卷等。下面介绍较常用的四种立卷方法。

（1）按作者立卷。作者是指制发文件的机关或个人。按作者立卷，确实是把同一作者的文件组成案卷，这种立卷方法特点明显，便于查找利用。按作者立卷能够将上级机关、平级机关、下级机关有关文件分别立卷，但同时要注意咨询题之间的联系，不能由此而导致案卷不全。

（2）按咨询题立卷。确实是把内容有共同点的文件组合在一起立卷。按咨询题立卷是一种较为常见的立卷方法，由于机关的工作活动差不多上围绕贯彻执行有关的方针、，解决处理各种咨询题，完成各项工作任务的，因而在解决咨询题的过程中会形成许多文件材料，每一个文件的形成都反映了这一咨询题的处理过程。按咨询题立卷，关于工作考查、研究咨询题、总结工作体会教训，了解某一咨询题的全面情形提供了便利条件，满足了查找方便的要求，从而达到了立卷的目的。按咨询题立卷的关键是对咨询题的判定懂得要准确，关于同时涉及到几个咨询题的，要按照要紧咨询题立卷，不能拆开立卷。

（3）按名称立卷。按名称立卷是把相同的文件组合在一起立卷。通常将命令、决定、通知、报告、函等文件按文件名称立卷。

（4）按时刻立卷。按时刻立卷是指把属于同一时刻时期内的文件组合成案卷。文件的时刻特点指文件的形成时刻和内容所指时刻两个方面，同一年度的文件集中在一起，便于反映本年度机关工作的全貌，历年的文件依次排列下去，能够反映机关工作的连续性，便于分时期地考查机关工作的进展变化。

选择公文立卷方法，要注意以下几点：第一，要注意各种方法结合使用。要充分考虑案卷之间的整体联系，不能把每个方法割裂或孤立地使用，也不能固定套用一种方法。其次，应选择最适合本单位的立卷方法。立卷应服从于案卷的保管和利用，要从本单位的实际动身。第三，要加大立卷工作的标准化和规范化。公文的立卷工作是档案工作的基础，要实现档案治理的科学化、现代化，就要实现立卷工作的标准化、规范化。

四、公文立卷归档的步骤

公文立卷归档的步骤分预备、立卷、归档三个时期。

(1)预备。

第一，要编制归卷类目。归卷类目是为了方便公文的立卷而设置的一种文件分类名目。归卷类目是由类目和条款两部分组成的。类的设置有按咨询题分类、按机关内部组织机构分类两种方法。在设置了类目之后，就要设置条款并进行编号，条款是案卷类目的要紧组成部分，是案卷要反映的内容。编制归卷类目应注意类目的设置要适当、灵活，要按照本机关的文件多少来设置类目，既不能太粗，又不能太细。案卷类目的名称和概念要清晰准确，不能笼统、模糊。类和类之间、条款和条款之间，不能相互包括、相互交叉、相互重复。类的设置标准要前后一致，不能中途变换。在确定归卷类目时，应考虑到文件的保管价值，要准确地注明每个条款里文件的保管期限。

其次，收集文件。立卷材料的收集工作是档案工作的基础，公文立卷人员要注意平常对文件的收集，将本机关需要立卷的文件材料及时集中到一起，以免散失。本机关的发文要有专人负责将原稿、印本及附件等收集齐全、完整，以便随时向立卷部门集中。同时，要建立收文制度，将收文及时、完整地向档案部门移交。

第三，鉴别与归卷。在对文件进行了收集之后，就要及时进行整理、鉴别和归卷，并进行分类。不同保管期限的文件，要按本机关保管期限表的要求将永久、长期、短期保管的文件初步分开。

（2）立卷。

第一，检查与调整卷内文件。要检查文件是否齐全、完整；是否符合归档范畴的要求；是否保持了文件之间的历史联系，与归卷类目是否吻合，运用特点是否准确；卷内文件的储存价值是否一致；卷内文件数量是否过多或过少。

其次，排列卷内文件顺序。卷内文件一样按照时刻、咨询题、作者、地区、名称、重要程度、程序或时期、文件往来机关顺序排列。排列时要注意按咨询题特点立卷，不能混排。

第三，编排页码。排列案卷顺序之后，要拆除文件上的金属装订物，以免金属物日久氧化锈蚀文件。同时要对文件进行修补，凡在装订线左侧有文字的文件材料，要在左边加边取齐，右边叠起；尺寸不足规定尺寸的要加纸裱糊衬托；破旧的要进行修补。修补完毕要以卷为单位，用阿拉伯数字编写张号，张号应编在文件材料的右上角，一张只编一个号，背面不编。

第四，填写卷内文件名目及备考表。每个案卷都应填写卷内文件名目，用来介绍本卷内文件的内容，便于文件检索查阅。卷内文件名目包括顺序号、文件作者、文件标题、文号、文件日期、所在张号、备注。案卷的备考表是案卷的最后一页，要紧用来记述卷内文件的实有张数、立卷日期、立卷人姓名，并留出空白以备讲明本卷文件保管使用的有关情形、卷内文件的变动情形。

第五，拟写案卷标题。案卷的标题是对案卷内文件名称的概括，其作用在于准确地揭示案卷的内容，为卷内文件查找提供可资检索的渠道。案卷标题应简明、淳朴、概括，具有政治上的严肃性、结构上的完整性、文字上的准确性、逻辑上的合法性。

第七，编制案卷名目。把本年度的案卷通过分类、排列，再进行编号、登记、造册，就形成了本年度的案卷名目。案卷名目包括案卷号、案卷标题、卷内文件的起止日期、卷内文件份数和张数、保管期限、备注等。

（3）案卷的归档。

第八讲 公文治理

新颁布的《国家行政机关公文处理方法》（以下简称《方法》）中专门增设了一章，即“第八章公文治理”，对公文治理的职责、程序和差不多要求等作了详尽、系统的规定，为做好公文治理工作提供了有力的依据。在公文处理工作中，必须严格按照公文治理的有关规定，切实加大公文治理工作。

一、加大公文治理工作的重大意义

公文治理是指对公文的公布公布、撤销、废止以及本机关所有收文、发文的存放、复制、清退等工作的科学治理。公文的专门地位和作用决定了做好公文治理工作的重要意义：

（一）公文治理是公文处理的重要内容。一样来讲，公文处理包括三大环节：即公文的形成；公文的处理；公文的治理。这三个环节环环相扣，缺一不可。在公文形成—公文处理—公文治理的整个流程中，公文治理是公文处理工作的重要环节，也是行政机关日常治理工作中不可缺少的重要内容

（三）做好公文治理工作是提升公文运转效率、提升公文质量的重要环节。公文治理与公文运转密不可分。一个单位、一个部门公文治理水平的高低，直截了当关系到公文办理的效率和成效。因此，公文治理人员一定要充分认识公文治理工作的重要性，了解和把握公文治理的规律和方法，认真细致地

做好每个环节的工作，确保万无一失。

二、公文治理的差不多原则

公文治理是文秘部门的一项经常性工作，文秘人员除了要按照《方法》中要求的“坚持实事

求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全”以外，从治理的角度讲，公文治理还必须遵循以下原则：

（一）统一渠道，集中治理。《方法》第四十四条规定：“公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。”这确实是讲，公文应该由文秘部门实行集中统一治理。一个单位、一个部门接收的公文来自各个方面，下发的公文又

往往由所属各部门起草、承办，如此就自然形成公文运行的多种渠道。如缺乏集中统一治理，就会造成公文运转纷乱，经办人员不清，处理效率缓慢，有时还会造成公文旅行，阻碍工作。因此，文秘部门要对公文实行集中统一治理。具体包括：

（l）统一接收。凡寄给本机关的公文，除领导同志亲启件外，一律由文秘人员统一接收、拆封、登记和分发处理，其他部门和人员不得随意接收、处理。（2）凡以本机关名义上报、下发的公文，不管哪个部门承办，均应送文秘部门统一登记、编号、发放，各承办部门不得自行发放。（3）本机关接收和发出的所有文件，均由文秘部门集中保管。机关各部门承办的文件，承办完毕后必须交回，不得长期储存在各个部门，专门是不得长期储存在个人手里。只有切实做到“统一渠道，集中治理”，才能使公文治理工作井井有条，运行有序。

（二）建章立制，科学治理。公文治理工作具有专门强的科学性、艺术性。治理得好，就会有条不紊，一目了然；治理得不行，则显得乱七八糟，一塌糊涂，既不便查找使用，又容易造成文件散失或泄密。因此，文秘人员要学会科学地治理文件。治理文件的方法专门多，一样来讲，将文件分门别类治理是一个好的方法，如能够按照“上来文”、“下来文”、“本级发文”分门别类治理。所以文秘人员也能够按照本机关的实际情形制定科学合理的治理方法。

在公文运转过程中，各级行政机关对公文处理都有严格的规定和要求，既有程序性的规定，

又涉及《保密法》等方面的法规，这就要求公文治理的每一个环节都要遵循既定的规程和要求，不能为所欲为，各行其是。但与此同时，也要力求做到科学治理，管而不死，既要认真细致，一丝不苟，又要灵活有用，方便工作。

（三）加大和谐，多方配合。公文治理工作是为机关的领导工作和业务部门的工作服务的，从领导机关的领导到各个职能部门都会在不同范畴、不同环节上参与公文处理工作，因此，文秘部门和专职、兼职的公文治理人员，都必须与机关

领导和业务部门紧密联系，争取机关领导和业务部门承办人员的支持与协作。

（四）严格保密，确保安全。公文专门是高级领导机关制发的文件，有许多涉及党和国家的重大决策，涉及到党和国家的重要隐秘。因此，保守隐秘，也就成为公文治理的一项重要内容。如果文件治理不善造成泄密，就会对党和国家的事业造成危害和缺失。这一点，文秘人员一定要有清醒的认识，提升小心，严格遵守各项规章制度，做到存放、清退、销毁等各个环节都有章可循，手续清晰，责任明确，严防公文丢失和泄密。

三、公文治理的差不多职责和要求

公文治理要紧包括公文的公布公布、撤销、废止以及翻印、复印、清退、销毁等环节。文秘人员必须严格按照公文治理的岗位职责要求，以高度负责的精神，严肃认真地做好公文治理工作。

（二）公布公布。公布公布行政机关公文，必须经发文机关批准。公布发公文应当坚持“谁发文、谁批准”的原则，非发文机关无权批准公布公布公文。经批准公布公布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力，应认真贯彻执行。

（三）复印。按照工作需要，非隐秘级以上公文能够复印，但不能作为正式公文使用。在专门情形下，确需以公文复印件作为正式公文使用时，必须加盖复印机关证明章。否则，可视为无效。

（四）撤销。公文被撤销时，视作自始不产生效力。只有发文机关及其上级机关有权宣布撤销公文。

（五）废止。与现行、法规不符的公文，应及时宣布废止。公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

（六）清退。确实是按照规定，定期对收到的上级公文和本级下发的公文进行清理和回收。清退文件的范畴一样包括：

2．有重大错情的文件。凡本级机关发出的文件，如发觉有重大错情，要赶忙全部收回，重新印发。对上级机关要求收回的有重大错情的文件，文秘部门要尽快退回，不能以任何借口不退或借故拖延留存。

3．传阅文件。对份数少，需要送领导和有关部门传阅的文件，要规定传阅时刻，及时收回。

4. 征求意见和送审文件。对需要送几个部门征求意见、会签或送请领导同志批阅批示的文件，文科人员要及时催退收回。

5．会议文件。各种会议印发的文件、材料，一样在会议终止时应予收回。会议主持机关准许与会人员带走的会议文件，与会人员返回单位后应将全套会议文件交由所在单位文秘部门登记，统一保管。

6．承办件。对文秘部门转出的承办件，承办部门要尽快办理，并在办理完毕后及时将文件退回。文秘人员也要主动催退收缴。

7．未经本人批阅的领导同志讲话。有时为了便于工作而印发的未经本人批阅的领导同志讲话，在传达终止后要及时收缴。

8．离职人员文件。对工作调动、长期离职学习或休养的人员。离职前要完全清理个人手中的文件。文秘人员应主动督促，协助清理。治理文件的同志调动工作时，必须详细开具文件名目或者按文件登记簿，向接替的同志移交，并履行签字手续。

（七）销毁。不具备归档和存查价值的公文，通过认真鉴别并经（室）负责人批准，能够销毁。销毁文件的范畴一样包括：上级下发的不需立卷归档的文件；上级下发的需要归档立卷的重份文件；本机关制发的归档立卷后的余份文件；下级机关抄送本机关的无存档价值的文件；上级机关指定销毁的文件等。

销毁文件能够采取碎纸机粉碎或者送往指定印刷厂化纸浆的方式。在销毁公文之前，第一要对销毁公文进行清点。把通过鉴别确无存档、储存价值的公文清理出来，逐件登记后，报请（室）负责人签批，然后送往指定地点和单位

（如印刷厂），并派两名以上人员监销，保证不丢失、不漏销。一切单位或个人均不得私自销售或销毁公文。

（八）合并机关的公文治理。机关合并时，全部公文应当随之合并治理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

四、公文的治理保密

公文的保密治理是公文治理的重点。《方法》第五条规定：“公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家隐秘的安全。”那个地点讲的文件的保密治理，着重指机要文件的治理。机要文件或称密件从拟搞、打印、复制、收发、传递、保管、清退、归档、销毁等环节都要必须注意保密。

（一）拟稿。机要文件在拟议、拟槁、修改过程中要注意保密，不得外传，文件付印前要标明密级。

（二）缮校。缮校过程中要有严格的保密制度和措施。一切密件的誉印、打印都要确定专人，印刷机要文件要到指定印刷厂。密件文印人职员作时要严格遵守保密纪律。

（四）递送。送往外地的密件应由机要通信部门递送，不得使用一般邮政。市内递送时，应由机要交通部门派专人直截了当送达。机关内部传递，要机要秘书直截了当办理，不能私自托付别人代送。

（五）收发登记。密件和一般文件要分别处理，机要秘书对收进和发出的密件，都要登记、编号，严格履行交接手续。发觉文件封口未封或有其它异样时，应及时查处。发出的密件要牢固包装密封，并标明密级。

（六）阅办。在传阅办理密件过程中，不承诺横传，不得随意抽走。机要秘书在传递密件时要坚持登记制度，要清点签字，随时挂号、销号。

（七）保管。密件要集中保管，专门是机要文件要存放在有保密设施的文件柜内，专室专人

治理。调阅密件，要经主管单位负责人批准，并当日交回。

（九）归档。归档要划分密级，建立查阅审批制度。档案材料未经有关部门批准，不许公布，不准复制。

（十）销毁。要销毁的密件，应先登记造册，经（室）负责人批准才能销毁。销毁时至少应派两人以上在指定的造纸厂监销。